Objaśnienia, konsultacje, publikacje – czy termin wejścia w życie KSeF pozostaje realny?
Planowany termin wejścia w życie obowiązku korzystania przez podatników z KSeF zbliża się wielkimi krokami. W ostatnich dniach widoczna jest znaczna intensyfikacja prac Ministerstwa Finansów nad wszystkimi aspektami funkcjonowania systemu – począwszy od tych stricte regulacyjnych, aż po te techniczne, związane z samym dostępem do systemu i możliwością wystawiania, wysyłki i odbioru faktur.
Ostatnie działania MF
W ramach niedawnych działań dotyczących KSeF, Ministerstwo m.in.:
- rozpoczęło konsultacje projektu objaśnień podatkowych w zakresie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) istotnego przy określaniu obowiązku wystawiania faktur w systemie;
- udostępniło w systemie e-Urzędów Skarbowych nowy moduł zgłoszeń dla faktur z załącznikami.
Stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD)
Bardzo ważnym aspektem funkcjonowania KSeF jest to, że od 1 lutego 2026 r. podatnik VAT niemający siedziby na terytorium Polski, będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, jeżeli posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług („SMDP”). W efekcie, precyzyjne określenie warunków ustalania SMPD ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowego określenia momentu i zakresu obowiązku korzystania z KSeF, a tym samym może mieć bezpośrednie konsekwencje podatkowe i formalne dla podatników – zarówno dużych, jak i mniejszych.
W odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców Ministerstwo Finansów przygotowało projekt objaśnień dotyczących SMPD, tłumaczący zasady ustalania SMPD na terytorium Polski w kontekście stosowania KSeF przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Objaśnienia mają na celu usunięcie wątpliwości interpretacyjnych, powstałych szczególnie w odniesieniu do podmiotów zagranicznych lub działających w różnych lokalizacjach.
Projekt w dużej mierze potwierdza dotychczasowe podejście znane z orzecznictwa TSUE oraz praktyki interpretacyjnej, jednocześnie dostosowując je do realiów obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego. Przypomina on, że definicja stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wynika bezpośrednio z rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 i ma charakter autonomiczny na gruncie VAT. SMPD oznacza zatem miejsce inne niż siedziba działalności gospodarczej, które cechuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą personalno-techniczną umożliwiającą odbiór i wykorzystanie usług lub – w zależności od sytuacji – ich świadczenie. Objaśnienia podkreślają, że ocena istnienia SMPD powinna opierać się na analizie rzeczywistego stanu faktycznego, a nie wyłącznie na formalnych kryteriach, takich jak rejestracja dla celów VAT czy posiadanie infrastruktury technicznej, jeśli nie przekłada się ona na faktyczne uczestnictwo w czynnościach opodatkowanych.
Ministerstwo Finansów akcentuje, że samo posiadanie zaplecza technicznego lub personalnego w Polsce nie jest wystarczające do uznania istnienia SMPD, a kluczowe pozostaje spełnienie łącznie dwóch przesłanek:
- odpowiedniego stopnia stałości oraz
- wystarczającej struktury personalno-technicznej umożliwiającej samodzielne uczestnictwo w transakcjach podlegających opodatkowaniu.
Co istotne, projekt wyraźnie wskazuje, że pomocnicze lub wyłącznie administracyjne funkcje wykonywane w Polsce co do zasady nie prowadzą do powstania SMPD.
Z perspektywy KSeF szczególnie istotne jest jednak funkcjonalne podejście do udziału SMPD w transakcjach. Projekt objaśnień podkreśla, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych powstanie wyłącznie wówczas, gdy dane SMPD realnie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, a nie jedynie pośrednio wspiera działalność podatnika. Tym samym samo istnienie SMPD w Polsce nie przesądza automatycznie o objęciu danej transakcji obowiązkiem KSeF, a decydujące znaczenie ma zakres faktycznego zaangażowania tego miejsca w konkretną czynność opodatkowaną. W praktyce oznacza to konieczność każdorazowej, indywidualnej analizy modelu operacyjnego podatnika, co z jednej strony ogranicza ryzyko nadmiernego rozszerzania obowiązków KSeF, ale z drugiej może generować dalsze wątpliwości interpretacyjne w bardziej złożonych strukturach biznesowych.
Obecnie projekt objaśnień jest w fazie konsultacji, które rozpoczęły się 31 grudnia 2025 r. i potrwają do 14 stycznia 2026 r. Udział w konsultacjach daje podatnikom i doradcom podatkowym możliwość zgłaszania uwag i opinii do projektu objaśnień, co może wpłynąć na finalny kształt tych zasad i ich praktyczną interpretację w kontekście obowiązku korzystania z KSeF.
Moduł e-Urzędu Skarbowego
Od 1 stycznia 2026 r. wprowadzone zostało rozwiązanie, na które czekało wielu przedsiębiorców: podatnicy mają możliwość zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikami. Korzystanie z tej funkcjonalności wymaga dokonania odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Organy podatkowe deklarują, że realizacja takiego zgłoszenia nastąpi maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych.
Odpowiedni formularz w e-US daje również możliwość zgłoszenia zaprzestania korzystania z funkcji faktur z załącznikami. Może to być istotne np. w sytuacjach zmiany modelu biznesowego lub decyzji o przejściu na inne narzędzia księgowe.
Czy termin wejścia w życie KSeF pozostaje realny?
Zgodnie z oficjalnymi informacjami, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W praktyce oznacza to, że – zgodnie z oczekiwaniami krajowej administracji skarbowej – faktury ustrukturyzowane będą generowane i przesyłane wyłącznie poprzez KSeF. Znacząco zmieni to dotychczasowe procesy księgowe i raportowe. Brak odpowiedniego przygotowania do tych zmian może skutkować nie tylko trudnościami operacyjnymi, ale też ryzykiem naruszenia obowiązków podatkowych, jeśli faktury nie zostaną przekazane w wymaganym formacie i terminie.
