Obowiązek współdziałania w kontrakcie utrzymaniowym IT – dobre praktyki umowne

Przygotowując umowę na realizację projektu informatycznego – w szczególności umowę utrzymaniową – nie można zapominać o fundamentalnych elementach każdego kontraktu na realizację prac informatycznych (niezależnie od ich rodzaju), czyli o:

• zakresie wymaganej współpracy stron, 
• podziale obowiązków umownych między strony oraz
• stopniu zaangażowania poszczególnych stron w wykonanie ich obowiązków. 

Często zakłada się, że założeniem umowy utrzymaniowej powinno być pozostawienie maksymalnie dużego marginesu elastyczności dla stron – tak, aby na bieżąco mogły one regulować swoje zaangażowanie w utrzymanie systemu. Rodzi to naturalną pokusę, aby kwestie dotyczące zasad współdziałania stron przy świadczeniu utrzymania opisać w umowie jedynie skrótowo, bez wyraźnej linii podziału praw i obowiązków między stronami. 

Jest to działanie ryzykowne, z uwagi na skutki braku współdziałania jednej ze strony przy wykonaniu umowy – najczęstszą implikacją takiego braku współdziałania jest uchylenie lub redukcja odpowiedzialności drugiej strony za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. W szczególności dotyczy to opóźnień w jej realizacji (np. opóźnienia w usunięciu błędów w oprogramowaniu w sytuacji, w której klient nie dostarcza – wbrew obowiązkowi – informacji niezbędnych do analizy błędu). Jeżeli klient całkowicie uchyla się od współdziałania, w ogóle nie podejmuje wymaganych od niego czynności, dostawca może także żądać od niego naprawienia poniesionej szkody. W praktyce oznacza to zwrot poniesionych dodatkowych kosztów lub – o ile odpowiedzialność taka nie została wyłączona umową – także utraconych korzyści (art. 486 kc).

Stąd też również w kontraktach utrzymaniowych kluczowe jest wprowadzenie macierzy odpowiedzialności stron. W realiach umów utrzymaniowych w sektorze IT, macierz odpowiedzialności przejawia się najczęściej jako pakiet postanowień umownych lub też osobny dokument, który opisuje odpowiedzialność stron (a nawet – poszczególnych członków ich zespołów) za realizację poszczególnych obowiązków lub zadań, a ostatecznie – rozliczenie ich wykonania w trakcie oraz po realizacji umowy.

Stworzona dla umowy utrzymaniowej macierz odpowiedzialności powinna każdorazowo:

1. określać najistotniejsze dla stron obowiązki i zadania, co do których na etapie przygotowania umowy mamy pewność w zakresie ich istnienia i występowania w przyszłej współpracy – to przede wszystkim czynności związane ze zgłoszeniem błędu, nadaniem jego kategorii (w tym wskazanie, która strona ma prawo przesądzić o kategorii zgłaszanego błędu), uzyskaniem dodatkowych informacji związanych z zaistniałym błędem, akceptacją dokonanej naprawy lub obejścia;
2. stanowić uzupełnienie przyjętych w umowie kluczowych ról projektowych, jakie przewidują strony w związku ze zgłoszeniami – w tym form komunikacji i liczby linii wsparcia;
3. przypisać ww. rolom projektowym oraz poszczególnym liniom wsparcia obowiązków i kompetencji, jakie będą faktycznie niezbędne w projekcie, również w zakresie zarządzania komunikacją;
4. zakładać elastyczność wykonywania obowiązków (np. wprowadzić proste zasady zastępstwa w wykonaniu poszczególnych obowiązków przez danego członka zespołu, zasady egzekwowania wykonania danego obowiązku przez innych członków zespołu);
5. zakładać odpowiednie domniemania kompetencji – przypisując je do osób pełniących rolę tzw. pojedynczego punktu kontaktowego w najistotniejszych sprawach realizacyjnych, operacyjnych i biznesowych.

Skonstruowane w ten sposób zapisy umowy utrzymaniowej powinny jasno przesądzić, która ze stron – oraz w jakim zakresie – jest zobowiązana do współdziałania w wykonaniu umowy. W przypadku uzupełnienia ww. zapisów o skutki ich niewykonania – będziemy mieć do czynienia z kompletną, wręcz idealną umową utrzymaniową.

Nasz zespół doradza klientom w zakresie kontraktów technologicznych, w tym umów utrzymaniowych, wdrożeniowych i serwisowych – zarówno po stronie dostawców, jak i odbiorców usług.

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o właściwe uregulowanie obowiązków współdziałania oraz zabezpieczenie interesów Twojej organizacji.

Mateusz Kozieł, radca prawny, partner w kancelarii Barta & Partners.