Data Act – Rozwiązanie umowy na usługę chmurową

Co mówią przepisy?

Kluczową regulacją w tym zakresie jest obowiązek uwzględniania w umowach klauzul dotyczących automatycznego rozwiązania kontraktu o świadczenie usługi chmurowej, gdy spełnione zostaną określone warunki (art. 25 ust. 2 lit. c DA). W rezultacie zakończenie takiej umowy będzie mogło nastąpić nawet jeszcze przed upływem oznaczonego okresu, na jaki umowa została zawarta.

Zgodnie z Data Act klient i dostawca usługi chmurowej powinni w zawieranej umowie uwzględnić klauzulę przewidującą, że umowa zostaje uznana za rozwiązaną jeżeli:

• klient, po zakończeniu świadczenia usługi, nie chce zmienić dostawcy, a jedynie usunąć wszystkie dane eksportowalne oraz aktywa cyfrowe i upłynął już maksymalny okres wypowiedzenia (nie dłuższy niż 2 miesiące);
• proces zmiany dostawcy usługi chmurowej zakończył się pomyślnie;

W każdej z powyższych sytuacji dostawca ma obowiązek poinformować klienta o rozwiązaniu umowy. Skoro jednak umowa wygaśnie automatycznie, to taki komunikat będzie miał charakter wyłącznie informacyjny. W konsekwencji ewentualne spóźnienie się usługodawcy z przekazaniem takiej informacji nie będzie negatywnie wpływało na sytuację klienta. Obowiązki stron, w tym obowiązek zapłaty wynagrodzenia, wygasną najpóźniej z chwilą wygaśnięcia umowy, niezależnie od tego, kiedy dostawca zakomunikuje to klientowi.

Warto pamiętać, że opisywana regulacja jest jedynie elementem pakietu ułatwień i zasad przewidzianych w Data Act, dotyczących procesu zmiany dostawcy usług przetwarzania danych. Opisaliśmy je szerzej w jednym z poprzednich artykułów na blogu.

Co w praktyce zmienia Data Act?

Szczególnej uwagi jest warty przypadek, w którym umowa zostaje uznana za rozwiązaną na skutek pomyślnego zakończenia procesu zmiany dostawcy usługi chmurowej. Oznacza to bowiem, że w razie zainicjowania przez klienta takiego procesu żadna ze stron nie będzie musiała składać odrębnego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy. Nie znajdą też zastosowania przewidziane w umowie reguły dotyczące procedury takiego rozwiązania umowy. W takim przypadku umowa wygaśnie automatycznie.

Pomyślne – czyli jakie?

Akt w sprawie danych nie definiuje wprost, kiedy proces zmiany dostawcy można uznać za „pomyślnie zakończony”. Pomocniczo można odwołać się do standardowych klauzul umownych, o których pisaliśmy tutaj. Zgodnie z nimi znaczenie mogą mieć takie okoliczności jak zakończenie transferu danych, uruchomienie zasobów cyfrowych w środowisku nowego dostawcy czy pozytywne rezultaty testów nowej usługi. Przesłanki uznania migracji za pomyślnie zakończoną, w tym inne niż przewidziane w standardowych klauzulach umownych, powinny zostać uregulowane przez same strony w umowie.

Warto pamiętać, że dostawca nie zawsze (a właściwie dosyć rzadko) ma możliwość samodzielnego ustalenia, czy proces zakończył się powodzeniem. W niektórych sytuacjach – jeżeli, przykładowo, klient przestał logować się do usługi – będzie mógł to jedynie założyć. Z uwagi na to, że to klient realizuje, a co najmniej kontroluje ostatnie etapy procesu zmiany dostawcy, w praktyce to on decyduje, czy zmiana została przeprowadzona pomyślnie. Ostateczna ocena każdorazowo będzie więc z reguły należała do klienta, który powinien poinformować dostawcę o pomyślnym zakończeniu procedury. W razie jakichkolwiek wątpliwości po stronie dostawcy, powinien on skontaktować się z klientem z wnioskiem o potwierdzenie takiej zmiany. Do momentu zatwierdzenia zakończenia omawianego procesu przez klienta umowa będzie obowiązywała na dotychczasowych warunkach.

Co z umowami na czas określony?

Opisywana zmiana – choć stosowana do wszystkich umów na usługi chmurowe (np. SaaS) – w praktyce najsilniej wpłynie na umowy zawarte na czas określony. One również będą podlegać automatycznemu rozwiązaniu po pomyślnej migracji, nawet jeżeli nastąpi to przed upływem okresu (oznaczonego, minimalnego) na jaki umowa została zawarta. W takim przypadku dostawca nadal będzie mógł jednak naliczyć karę (opłatę) za wcześniejsze rozwiązanie kontraktu, jeżeli umowa przewiduje takie uprawnienie.

Co uwzględnić lub zmienić w umowach na SaaS?

Chcąc dostosować własne umowy na świadczenie usługi chmurowej do wymogów narzuconych przez rozporządzenie, należy:

• wprowadzić postanowienie określające, że umowa zostaje uznana za rozwiązaną, zgodnie z art. 25 ust. 2 lit. c Data Act;
• zdefiniować przesłanki pomyślnej migracji do nowego dostawcy;
• opisać rolę klienta w potwierdzeniu zakończenia procesu zmiany dostawcy;
• przewidzieć sposób informowania klienta o rozwiązaniu umowy;
• wprowadzić regulacje dotyczące kar w związku z wcześniejszym rozwiązaniem przez klienta umowy zawartej na czas określony;
• uwzględnić pozostałe prawa i obowiązki stron związane z procesem zmiany dostawcy, w tym z usunięciem danych i aktywów cyfrowych;

Jak możemy pomóc?

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy wymogi wynikające z aktu w sprawie danych dotyczą także Twojej organizacji lub potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu czy dostosowaniu odpowiednich umów i dokumentacji – zapraszamy do kontaktu.