KSeF – to przede wszystkim wyzwanie informatyczne
Choć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) mówi się głównie w kontekście podatków, to w rzeczywistości ogromne wyzwania związane z jego wdrożeniem mają charakter technologiczny. Wymogi prawne przenikają się z ograniczeniami architektury systemów IT, a dynamicznie zmieniające się przepisy powodują, że firmy – zarówno dostawcy, jak i użytkownicy oprogramowania – muszą działać w warunkach nieustannej niepewności.
Zmienność przepisów i skomplikowany proces wdrożenia
KSeF to projekt, który od samego początku wymagał od firm elastyczności i znacznych inwestycji w rozwój systemów. Problemem okazały się częste modyfikacje założeń ustawodawcy – nierzadko już na etapie zaawansowanych prac programistycznych. Deweloperzy i integratorzy systemów ERP oraz finansowo-księgowych musieli wielokrotnie weryfikować logikę integracji z API KSeF, dostosowując ją do nowych specyfikacji publikowanych przez Ministerstwo Finansów.
Dla odbiorców systemów oznaczało to przesunięcia terminów, dodatkowe koszty oraz konieczność ponownego testowania gotowych już rozwiązań. W efekcie wdrożenie KSeF stało się nie tylko projektem podatkowym, ale i strategicznym wyzwaniem technologicznym, wymagającym koordynacji zespołów IT, księgowych i prawnych.
Kto zapłaci za wdrożenie KSeF – dostawca czy klient?
Jednym z najczęściej zadawanych pytań w kontekście KSeF jest to, kto ponosi koszty dostosowania systemów IT do nowych wymogów. Odpowiedź zależy najczęściej od umowy z dostawcą oprogramowania.
W przypadku systemów typu SaaS dostawca zwykle utrzymuje kontrolę nad infrastrukturą i aktualizacjami, co oznacza, że integracja z KSeF może być częścią abonamentu lub stanowić dodatkowo płatną usługę. W modelu on-premise sytuacja wygląda inaczej – aktualizacje i integracje często spoczywają po stronie użytkownika, który musi zlecić dostosowanie systemu jako osobny projekt.
Nie wszystkie umowy zawierają przy tym jasne zasady ponoszenia kosztów dostosowania systemu IT do zmieniających się przepisów podatkowych. Kluczowe znaczenie ma zatem precyzyjne określenie w kontrakcie, kto i w jakim zakresie ponosi koszty dostosowania oprogramowania do zmian prawnych. Brak takich zapisów może prowadzić do sporów i nieporozumień, szczególnie gdy zmiany – tak jak w przypadku KSeF – są liczne, kosztowne i częste.
Odpowiedzialność za błędy – ryzyko, które warto przewidzieć
Choć błędy w działaniu systemu IT mogą być techniczne, to ich skutki w obszarze KSeF są jednoznacznie prawne i podatkowe. Ostateczną odpowiedzialność za prawidłowe wystawienie i przesłanie faktur w KSeF ponosi – co do zasady – zawsze podatnik, nawet jeśli błąd wynika z nieprawidłowego działania oprogramowania.
To rodzi poważne ryzyko regresu wobec dostawcy systemu. Jeżeli w wyniku błędu integracji przedsiębiorca poniesie szkodę podatkową, może dochodzić odszkodowania, o ile odpowiednie zapisy umowne na to pozwalają. Dlatego warto już dziś zweryfikować istniejące umowy IT – sprawdzić zakres odpowiedzialności, procedury obsługi błędów oraz limity finansowe.
Bezpieczeństwo danych i integracja z wieloma systemami
Wdrożenie KSeF to nie tylko integracja jednego modułu księgowego. W dużych organizacjach proces fakturowania jest rozproszony – obejmuje systemy ERP, CRM, platformy e-commerce, a czasem także zewnętrznych partnerów handlowych. Integracja KSeF wymaga więc nie tylko zmian technicznych, ale również przemyślenia przepływu danych w całym ekosystemie IT.
Nie można też pominąć aspektu bezpieczeństwa. Wymiana danych z KSeF oznacza przetwarzanie dużej ilości wrażliwych informacji gospodarczych, dlatego przedsiębiorstwa powinny zwrócić szczególną uwagę na kwestie autoryzacji, logów, certyfikatów i dostępu do API. To obszar, w którym rola prawników IT staje się kluczowa – konieczne jest pogodzenie wymogów ustawy o KSeF z zasadami RODO oraz wewnętrzną polityką bezpieczeństwa danych.
KSeF jako impuls do cyfrowej transformacji finansów
Choć wdrożenie KSeF bywa postrzegane jako przykry obowiązek, dla wielu organizacji może stać się punktem wyjścia do szerszej cyfryzacji procesów finansowych. Integracja z systemem e-fakturowania wymusza automatyzację przepływu dokumentów, weryfikację danych kontrahentów oraz modernizację obiegu informacji między działami. Dla świadomych przedsiębiorstw to szansa, by uporządkować systemy, wyeliminować manualne błędy i zwiększyć kontrolę nad procesami księgowymi.
Firmy, które potraktują KSeF nie jako wymóg, lecz jako element strategii cyfrowej, mogą realnie zyskać przewagę konkurencyjną – mniejsze ryzyko błędów, szybszy obieg informacji i lepsze raportowanie. Rolą kancelarii prawnej jest pomóc klientom wykorzystać ten moment nie tylko do spełnienia obowiązku, ale też do wzmocnienia procesów biznesowych.
Podsumowanie
KSeF to znacznie więcej niż projekt fiskalny – to test dojrzałości technologicznej i kontraktowej firm. Dla przedsiębiorstw i ich dostawców oprogramowania to moment, w którym relacje biznesowe muszą zostać oparte na jasnych zasadach dotyczących zakresu prac, kosztów i odpowiedzialności.
Warto, by w proces wdrożenia KSeF byli zaangażowani nie tylko specjaliści IT i księgowi, ale również prawnicy z doświadczeniem w branży technologicznej. To właśnie na styku prawa i technologii rozstrzyga się dziś, czy KSeF stanie się dla firmy szansą na cyfrową przewagę, czy kosztownym problemem
